Совсем недавно, правительством были озвучены планы по переходу с 2020 года, на электронные трудовые книжки. Предполагается, что они заменят старый бумажный формат, станут одним из звеньев по переходу на цифровой кадровый документооборот. Многих россиян нововведение пугает – документ является одним из оснований для начисления пенсий, не будут ли данные, хранящиеся в новом формате, утеряны, повреждены или использованы злоумышленниками.
Содержание
О внедрении электронных трудовых книжек
В настоящее время в Пенсионном фонде России хранится порядка 80% всей информации о гражданах страны, включая сведения о занятости. По словам М. Топилина, министра труда и соцзащиты, именно на базе инфраструктуры этой организации будут введены новые трудовые книжки. Цифровой документ станет важной частью создания полной базы данных о человеке, его стаже. Решение о внедрении проекта было принято в 2018 г.
На протяжении 2019 г. планируется провести подготовительные работы, включая разработку новой формы, процесс передачи данных работодателями, отчетность. В 2020 году будет дан старт эксперименту по реализации электронного документооборота.
В данном эксперименте на добровольной основе в 2020 году, примет участие 10 работодателей. Условия тестирования будут согласованы с работниками и прописаны в коллективном договоре. Идея электронных трудовых уже нашла реализацию во многих западных странах, приступают к введению цифровых книжек и в постсоветском пространстве. Используется такой формат уже в Азербайджане.
Главные причины нововведения
Трудовая книжка на протяжении многих лет была документом, на основе которого можно было рассчитать рабочий стаж, защитить свое право на пенсию, досрочный выход на заслуженный отдых, повышенный размер выплат. Здесь отражаются все места работы, период, в течение которого человек был трудоустроен на то или ином предприятии.
Однако в бумажном формате книжка может быть утеряна, испорчена, прийти в негодность. Применение новых технологий, начиная с 2020 г., позволит оцифровать документы, исключить потерю ценных сведений, обеспечить хранение информации в одном месте.
Какими будут новые трудовые книжки
Точной картины о том, как будет работать система хранения новых книжек, процесс взаимодействия работодателей, работников, пенсионного фонда, нет. Есть вероятность, что форма станет частью портала государственных услуг. Для получения необходимых сведений потребуется оформить цифровую подпись.
В новой форме будут содержаться те же сведения, что и на бумажном носителе:
- Личные данные работника, дата рождения, ФИО;
- Образование;
- Места трудоустройства, занимаемые должности;
- Переводы, увольнения, причины этих действий;
- Стаж.
Все данные будут заноситься печатным способом, что облегчает их прочтение. Физический носитель не требуется. Информация интегрируется с другими базами данных, например, реестром Управления соцзащиты. Ожидается, что будет доступной функция автозаполнения.
Достоинства и недостатки нового документа
Электронная книжка, которая будет введена в 2020 году, обладает следующими преимуществами:
• Ее нельзя испортить, потерять, подделать, не нужно восстанавливать данные при утере.
• Все сведения о стаже и особенностях трудовой деятельности человека хранятся в одном месте, не требуется писать в предыдущие места работы для выяснения обстоятельств увольнения, уточнения должностей, которые занимал работник.
• Упрощается кадровый документооборот, экономится время на заполнение бумаг. В соответствии с законопроектом, документы, хранящиеся в электронном виде, не нужно дублировать на бумажные носители.
• Облегчается процесс трудоустройства сотрудников, работающих на удаленной основе.
• Снижается риск ошибок, описок при заполнении.
• Становится быстрее и проще сформировать отчеты в надзорные органы.
• Работнику не требуется беспокоиться об обеспечении сохранности бумажного формуляра, тратить деньги на его приобретение.
• Облегчается процесс взаимодействия будущих пенсионеров с пенсионным фондом, упрощается подача заявления на выход на пенсию.
Но есть у такой книжки и недостатки:
• Высокие расходы на реализацию проекта со стороны государства.
• Обеспечение защиты персональных данных в цифровом пространстве. Правительство гарантирует полную безопасность, однако, остается риск сбоя системы, в которой хранится информация, поражения ее вирусами.
• Пока непонятно, будет ли доступ у кредитных организаций к базе книжек. С одной стороны, это может ускорить выдачу кредитов, уменьшит объем предоставляемых гражданами документов для его получения. С другой, повышает вероятность распространения личных сведений.
• Вероятно, работодателям потребуется дополнительный механизм – усиленная цифровая подпись. С ее помощью нужно будет вносить правки, фиксировать сведения о заключаемом договоре, делать пометки о материальной ответственности.
• Электронной подписью должен обладать и работник. Пока непонятно, как он ее получит и, если она будет платной, кто покроет расходы на приобретение.
• Неизвестно, как будет реализован процесс введения книжек в регионах, где существует трудности с интернетом.
• На этапе введения новой формы работодатель потратит много усилий по введению сведений в отношении уже работающего персонала.
Эксперимент по введению электронной трудовой книжки начнется уже в 2020 году. Планируется, что в 2022 г. документ в этой форме будет вводиться повсеместно.
Эксперты считают, что цифровой кадровый документооборот позволит сэкономить время, деньги работодателей и работников, исключит возможность фальсификации.
Узнайте больше из видео, о переходе на трудовые книжки в электронном формате, начиная с 1 января 2020 года:
