Главная » Новости » Законы и общество » Как оформить дубликат трудовой книжки

Как оформить дубликат трудовой книжки

У процедуры восстановления трудовой книжки имеется ряд своих нюансов. В них необходимо разобраться.

Что говорят юристы? С точки зрения закона употребление относительно подобной документации термина «восстановление» неуместно. В юриспруденции применяется понятие «оформление дубликата», а порядок его получения регламентирован.

У работника есть право получить дубликат подобного документа в перечисленных случаях:

  1. Потери работником или руководством, которое хранило его у себя.
  2. Негодность документации в результате повреждения (она порвалась или залита жидкостью).
  3. Массовая потеря сотрудниками по причине чрезвычайных ситуаций.

Когда гражданин, не имеющий трудовую книжку, устраивается на работу, но при этом утверждает, что она потеряна, ему разрешают оформить новую, а не получить дубликат. Если есть повреждения трудовой книжки, предлагается два варианта – оформить дубликат или завести новую.

Процесс восстановления при утере

При необходимости восстановления трудовой книжки в случае потери ее сотрудником требуется предоставить кадровику заявление, в котором должна содержаться просьба выдать дубликат. Кроме того, надо объяснить причину потери.

Закон не ограничивает период, который дается сотруднику для оформления запроса на получение дубликата. Гражданин вправе обратиться к кадровику как через год, так и через несколько дней после случившейся потери. Независимо от этого ему не могут отказать в выдаче или потребовать доказательства пропажи.

Для получения правильно оформленного дубликата документа сотрудник должен предоставить документацию, подтверждающую стаж. Она даст возможность восстановления требуемых записей и вычисления общего трудового стажа. Задача кадровика – помочь работнику собрать эти сведения. При этом стоимость бланка для запроса на оформление дубликата удерживается из зарплаты заявителя.

Когда гражданину по определенным причинам не хочется просить помощи у руководства, он может воспользоваться своим правом оформить новую трудовую книжку.

В случае утери работодателем

В случае доказанной вины работодателя в потере документации, сотруднику следует составить соответствующее официальное заявление. Начальство, из-за которого была потеряна документация, должно в течение двухнедельного срока со дня получения заявки выдать пользователю дубликат.

В дубликате должна быть указана информация о предыдущих рабочих местах. Необходимо учитывать, что собирать сведения для подтверждения трудового стажа придется виновнику утери документа, то есть работодателю.

Если ждать, что работодатель сам восстановит информацию об имеющемся опыте работы, уйдет много времени. Если сроки поджимают, иногда бывает проще собрать необходимые сведения с прошлых рабочих мест самому и предоставить их кадровику.

По закону, если работодателем потеряна трудовая книжка сотрудника из-за собственной халатности, ему грозит оплата административного штрафа, размер которого зависит от вида деятельности компании. Когда утеря документации произошла из-за пожара или наводнения, ответственность с работодателя будет снята.

Последовательность действий

Чтобы восстановить подобный документ, понадобится следующая документация:

  • Пустая трудовая книжка с вкладышем.
  • Копия трудового договора или приказа о произведенном назначении (необходим подлинник документации) с предыдущего рабочего места.
  • Приказ, в котором говорится, что сотрудник уволен или назначен на должность.
  • Справка, выданная пенсионным фондом (она необходима, чтобы подтвердить стаж).

Гражданин может позаботиться о создании условий для упрощения процедуры восстановления заблаговременно. Можно заранее сделать копию документов, которую надо заверить по установленным правилам. Тогда у сотрудника не будет необходимости обращаться к руководству предыдущих рабочих мест. Это идеальный способ, когда у работника большой стаж – восстановление всех записей будет трудоемким процессом, так как некоторые бывшие рабочие места могут прекратить существование по причине закрытия.

Сроки восстановления могут зависеть от того, где находятся предприятия и организации, с которыми сотрудничал гражданин. Так, если они расположены в одном городе, на восстановление не придется тратить много времени – процедура займет не больше недели.

Восстановление трудовой книжки через пенсионный фонд

Существует 5 основных этапов восстановления трудовой книжки через пенсионный фонд:

  1. Выявление виновника утери документации. Если виноват работодатель, в его обязанности будет входить сбор необходимых сведений и заполнение новой формы без привлечения сотрудника. Когда виноват работник, он должен сам подтвердить рабочий стаж.
  2. Наличие официально заверенной выписки или копии документа, подтверждающего стаж, позволит облегчить процедуру восстановления.
  3. Сбор документации, подтверждающей трудовую деятельность – справки, приказы, копии заключенных договоров.
  4. Обращение к сотрудникам пенсионного фонда для получения информации обо всех местах, где был трудоустроен подавший заявление гражданин.

Запрос на восстановление документа, подтверждающего трудовой стаж, можно подать, обратившись в отдел кадров организации или отправив заказное письмо. Первый вариант предпочтительнее, потому что позволяет быстро убедиться, что рабочее место не ликвидировалось, а запрос обрабатывается.

Порядок восстановления путем обращения в архив или МФЦ

Преимущества этого способа в отсутствии необходимости обращения к бывшему начальству. А также заявителю не понадобится оплачивать госпошлину за услугу восстановления документов, подтверждающих трудовой стаж. Она оказывается бесплатно.

Обратиться в многофункциональный центр можно, как посетив его для записи лично, так и подав заявку на прием на официальном сайте (этот вариант подойдет тем, у кого мало времени на ожидание в длинных очередях).

Когда клиент придет во многофункциональный центр, он получит бланк для подачи заявления на получение услуги восстановления необходимой документации. Пустые графы следует заполнить и передать собранную документацию вместе с составленным заявлением специалисту. Он сообщит, когда нужно будет подойти за готовым документом.

Плата за выдачу такого бланка не будет взиматься, в случае утери трудовой книжки в результате чрезвычайного происшествия или порчи документации в процессе первичного заполнения по вине несущего ответственность за ведение кадрового учета сотрудника компании.

А также для восстановления клиент может подать заявление в архив. В этом случае необходимо учесть несколько нюансов: если архив расположен там, где живет гражданин, в нем будет храниться только информация о компаниях, расположенных в городе, где он живет, а также за эту услугу придется заплатить. Чтобы получить услугу, требуется заполнить заявление, в котором должны быть указаны все организации, с которыми сотрудничал гражданин.

Оформление дубликата

По закону оформлять дубликат имеет право лишь кадровик предприятия, где работал сотрудник на момент утери документа. Он делает этого после приказа руководства организации, где он трудоустроен.

  • Запись о рабочем стаже и предприятиях, где получен стаж, выполняется в хронологическом порядке. Возле каждой сделанной в книжке записи необходимо наличие печати занимающегося восстановлением документации руководителя предприятия.
  • На титульном листе трудовой книжки должна содержаться поставленная надпись «дубликат».

Дубликат трудовой книжки

Когда работодатель отказывается выдать справку об опыте работы, у сотрудника есть право на обращение в районный суд для восстановления сведений об опыте работы.

Способ восстановления через суд

Если трудовая книжка восстанавливается через суд, заявителю необходимо учитывать, что главный недостаток такого метода – необходимость оплачивать услуги сотрудников суда. На оплачиваемую сумму влияет то, какой объем работ необходимо выполнить организации, в которую обратился гражданин.

К тому же возможно сохранение негативного впечатления у работодателей из-за необходимости принимать участие в судебных разбирательствах.

Обратившись к сотрудникам суда, следует заполнить соответствующее заявление и предъявить подготовленную документацию. В поданной заявке необходимо указать причину, по которой был утерян документ. А также требуется перечислить бывших работодателей и названия должностей, занимаемых во время сотрудничества с ними.

Сотрудники суда самостоятельно свяжутся с каждым подавшим заявление юридическим лицом. Если предприятие, где работал гражданин, было ликвидировано, суд свяжется со свидетелями. Это могут быть как бывшие коллеги, так и представители компании.

Электронный вариант трудовой книжки

С 2020 года, согласно постановлению правительства, Россия постепенно перейдет на электронный вариант трудовой книжки. До середины января 2021 года граждане смогут воспользоваться своим правом на подачу заявки о сохранении бумажного экземпляра документа, подтверждающего трудовой стаж. Восстановить утерянную информацию при необходимости можно будет через портал Госуслуг.

Пожалуйста, поделитесь в соцсетях:

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показан

Adblock
detector